引言
 
愛因斯坦說:統(tǒng)一、聯(lián)系、和諧、協(xié)調(diào)是自然界的普遍性質(zhì)。新時(shí)期，黨中央提出了構(gòu)建和諧社會(huì)的要求，要構(gòu)建和諧社會(huì)就需要社會(huì)各階層中人與人之間、單位與單位之間的和諧，人與自然之間等的全面和諧。
    秘書工作是一個(gè)圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需求和目標(biāo)而開展的輔助性工作。在新時(shí)期我國秘書工作的指導(dǎo)思想在圍繞黨的基本路線，搞好“三個(gè)服務(wù)”的同時(shí)，工作方式出現(xiàn)了“四個(gè)轉(zhuǎn)變”:即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃?dòng)服務(wù)。
    協(xié)調(diào)關(guān)系是秘書的重要職能之一。特別在當(dāng)前新的歷史時(shí)期，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，秘書工作的內(nèi)涵和外延必將不斷得到加深和拓寬，并直接影響機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率。秘書協(xié)調(diào)職能的強(qiáng)化，在當(dāng)前已成為秘書工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。
    任何管理工作，特別是現(xiàn)代管理工作，都需要有效的協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是指在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化與和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程。
協(xié)調(diào)活動(dòng)是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系，相互作用的要素構(gòu)成，包括協(xié)調(diào)者、協(xié)調(diào)對(duì)象、協(xié)調(diào)意圖、協(xié)調(diào)目標(biāo)和協(xié)調(diào)環(huán)境。協(xié)調(diào)工作是一個(gè)內(nèi)涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關(guān)系機(jī)構(gòu)，所以它又具有處理和調(diào)解公共關(guān)系機(jī)構(gòu)之間的工作的某些功能。

 
1  秘書協(xié)調(diào)工作的對(duì)象
    本章的重點(diǎn)是分析秘書協(xié)調(diào)工作的對(duì)象，探討面對(duì)每一種對(duì)象進(jìn)行協(xié)調(diào)工作時(shí)的錯(cuò)綜復(fù)雜的情況，以此使讀者對(duì)秘書協(xié)調(diào)工作的復(fù)雜性有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)。
1.1  與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)
與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。這是指秘書與主要服務(wù)對(duì)象之間的工作聯(lián)系和溝通。秘書要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請(qǐng)求對(duì)某一問題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問題時(shí)應(yīng)把握的尺度。領(lǐng)導(dǎo)也要隨時(shí)把自己的意圖向秘書交待清楚，以便秘書更好地開展工作，有些特殊問題還要特別交待和提醒，以提高秘書的重視程度。秘書為了工作，應(yīng)該將自己的一些想法向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見或請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)幫助，以取得行為上的某種一致。
1.2  與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)
有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠秘書做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。這是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。違背程序會(huì)被人挑理，而完全按程序走有時(shí)很可能會(huì)誤事。
1.3  機(jī)關(guān)內(nèi)部的協(xié)調(diào)
秘書的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是機(jī)關(guān)內(nèi)部職能分工的要求，這些工作的完成情況與秘書的人格魅力、工作精神和協(xié)調(diào)藝術(shù)等有關(guān)。如果秘書能做到主動(dòng)協(xié)調(diào)而且協(xié)調(diào)得法，工作效果就好，反之，工作起來往往會(huì)不順暢。
1.4  與基層單位的協(xié)調(diào)
基層單位是領(lǐng)導(dǎo)的管理對(duì)象，也是秘書的服務(wù)對(duì)象 秘書要把領(lǐng)導(dǎo)的意見傳達(dá)給基層單位，針對(duì)他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持;對(duì)他們不合理的要求和不正確的意見要進(jìn)行幫助教育，使他們放棄自己的想法，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的正確意見，與領(lǐng)導(dǎo)保持行動(dòng)目標(biāo)的一致。

1.5  與基層群眾的協(xié)調(diào)
基層群眾來找秘書一般有三種情況。一種是找領(lǐng)導(dǎo)辦個(gè)人事情，這要看事情的重要程度和可能程度，能辦的可以幫助協(xié)調(diào)辦理；不能辦的要用合理的理由解釋說明。一種是上訪告狀，這往往要轉(zhuǎn)到有關(guān)部門去處理。還有一種是咨詢問題，秘書應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，除了需要保密的機(jī)要情況外，要給來訪者一個(gè)滿意的答復(fù);如果是自己不完全熟悉的問題則要將來訪者介紹給有關(guān)部門。
 
2  秘書協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)
本章主要觀點(diǎn)是：秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，不是決策者，只能對(duì)事情的方向有所把握，而不能對(duì)事情的結(jié)果有所負(fù)責(zé)，因此，秘書的協(xié)調(diào)工作有其特殊性。
2.1  傾向性強(qiáng)
主要是在政治觀點(diǎn)上要站在領(lǐng)導(dǎo)的立場上，以領(lǐng)導(dǎo)的意見為統(tǒng)領(lǐng)和出發(fā)點(diǎn)，努力使協(xié)調(diào)的事情向這個(gè)方向發(fā)展，在此基礎(chǔ)上取得行為的一致性，否則就是失敗的協(xié)調(diào)。秘書在協(xié)調(diào)中必須堅(jiān)決維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和尊嚴(yán)，樹立和捍衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信，這是秘書協(xié)調(diào)工作的基本立場和原則，也是秘書必須嚴(yán)格遵守的政治紀(jì)律。
2.2  協(xié)調(diào)量大
秘書工作涉及方方面面，接觸四面八方，與各種社會(huì)成員都要打交道，每項(xiàng)工作的開展都要協(xié)調(diào)，到什么地方都要征求意見、請(qǐng)求支持，工作量和工作難度都是比較大的。如果秘書所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)有廣泛的愛好或大量社交活動(dòng)，秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)，更會(huì)增加許多的協(xié)調(diào)工作量。
2.3  藝術(shù)性強(qiáng)
秘書沒有決策的權(quán)力，但要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策;秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，但要隨時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)，因此，秘書的協(xié)調(diào)工作要具有很強(qiáng)的政治性、很高的理性和可靠的效果，這是就其質(zhì)量要求而言的。秘書在沒有決策權(quán)力的情況下，要做到使領(lǐng)導(dǎo)滿意，使相關(guān)人員滿意，其困難程度可想而知。因此，秘書協(xié)調(diào)的藝術(shù)性要求非常高，這是優(yōu)秀秘書應(yīng)有的稟賦。
 
3  秘書協(xié)調(diào)工作的方式
本章的主要觀點(diǎn)是：秘書協(xié)調(diào)工作雖然非?，嵓?xì)、復(fù)雜，但能夠奏效的方式很多，只要根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象和協(xié)調(diào)問題的難易程度靈活運(yùn)用，還是能夠把復(fù)雜的工作做得如魚得水、左右逢源。常見的協(xié)調(diào)方式有以下幾種:
3.1  請(qǐng)示式
秘書向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作，是下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)求指示，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尊重，虛心求教。
一般有如下幾種情況需要向上級(jí)請(qǐng)示：
１）上級(jí)規(guī)定必須請(qǐng)示，待批準(zhǔn)后才能實(shí)施的事項(xiàng)，如文件的處理與發(fā)放等。
２）對(duì)上級(jí)現(xiàn)行方針、政策、法規(guī)、制度不甚了解，有待上級(jí)明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)，要請(qǐng)示。
３）工作中發(fā)生了新的情況而又無章可循，有待上級(jí)明確指示后才能辦理的事項(xiàng)，需請(qǐng)示。
４）在經(jīng)濟(jì)、物資問題上請(qǐng)求上級(jí)審核批撥或調(diào)配使用時(shí)，需請(qǐng)示。
５）下級(jí)所擬制的指揮性文件，需要上級(jí)批轉(zhuǎn)下達(dá)各有關(guān)部門執(zhí)行時(shí)，需請(qǐng)示。
６）因本單位、本部門情況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理請(qǐng)求批準(zhǔn)的問題。
７）本單位、本部門意見分歧，無法統(tǒng)一，要求上級(jí)裁決的問題。
3.2  求助式
這是在需要借助其他部門處理問題時(shí)應(yīng)遵循和運(yùn)用的方式。要積極熱情，態(tài)度懇切，有感召力。求助式適用的情況與請(qǐng)示式在很大程度上是相反的。請(qǐng)示式適用的情況擁有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是需要請(qǐng)示的問題已有解決的方法（多種），只是不知道如何選擇，需要上級(jí)給一個(gè)明確的選擇，而求助式與此大相徑庭，需要求助的問題往往都是一些無章可循的問題，沒有一個(gè)可靠的參考，也沒有現(xiàn)成的選擇，需要領(lǐng)導(dǎo)從更高層次上給與指導(dǎo)。
3.3  協(xié)商式
對(duì)于涉及到多家職能部門的工作，可采取共同協(xié)作的方式。要態(tài)度坦誠，富于協(xié)作精神，有親和力。在此情況中，涉及的多家職能部門往往都是同等地位的部門，他們隸屬于同一個(gè)高級(jí)部門或不同的高級(jí)部門，所以他們之間沒有從屬關(guān)系，所以任何一個(gè)部門都沒有義務(wù)聽從于另外任何一個(gè)部門，任何一個(gè)部門也沒有權(quán)力對(duì)另外任何一個(gè)部門發(fā)出權(quán)威的指示。那么，要讓問題得到圓滿解決，唯有進(jìn)行深層的溝通，讓各方在一定程度上作出妥協(xié)，以達(dá)成解決問題的共識(shí)。
3.4  咨詢式
這是在對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)及法律法規(guī)不清楚，需要相關(guān)組織或權(quán)威部門作出解釋或給予答復(fù)時(shí)應(yīng)遵循和運(yùn)用的方式。咨詢之所在，源于問題之所在，咨詢的目的就是讓托出的問題得到答案，所以咨詢者需要做的就是直截了當(dāng)托出問題，說明問題原委，意圖明確，簡潔明了。然后只需要靜候咨詢的組織或部門對(duì)此作出的答復(fù)。做到這幾點(diǎn)，不僅可以給被詢者一個(gè)良好的印象，也不會(huì)影響被詢者的思路，這樣才能讓問題更容易得到解決。
3.5  答復(fù)式
這是在對(duì)被咨詢事項(xiàng)已有明確的意見時(shí)應(yīng)遵循和運(yùn)用的方式。答復(fù)式常運(yùn)用于咨詢式之后，在被詢者對(duì)咨詢的問題作出解釋或答復(fù)后，對(duì)被詢者作出相關(guān)的答復(fù)是對(duì)被詢者的一種尊重，也是咨詢者自身素質(zhì)的一種體現(xiàn)，所以，只要不是保密范圍內(nèi)且應(yīng)該解答的問題，要觀點(diǎn)鮮明、態(tài)度明朗、干脆利落地表達(dá)準(zhǔn)確，回答清楚。對(duì)尚沒有明確處理意見的問題一般不予答復(fù)，一旦有了明確意見和結(jié)果則必須予以答復(fù)。對(duì)不能答復(fù)的問題（需要保密的）和沒有處理意見的問題，也要作出相應(yīng)的解釋。
3.6  解釋說明式
當(dāng)某些事項(xiàng)的處理結(jié)果不能令協(xié)調(diào)對(duì)象滿意，而目前情況下又沒有很好的解決方式，需要向當(dāng)事方進(jìn)行解釋和說明時(shí)應(yīng)遵循和運(yùn)用的協(xié)調(diào)方式。人無完人，事無完事，在很多地方往往難盡如人意，但當(dāng)此種情況發(fā)生時(shí)，必須要做的是對(duì)事情的經(jīng)過以及出現(xiàn)此種情況的原因作出充分的解釋，讓對(duì)方明白自己在處理此事時(shí)已盡全力，出現(xiàn)此種情況不在自己控制范圍內(nèi)或出于常人意料之外，這樣協(xié)調(diào)對(duì)象往往都會(huì)對(duì)此作出諒解。若對(duì)出現(xiàn)的情況不作出相應(yīng)解釋，便很可能讓情況惡化，后果也會(huì)更加嚴(yán)重。
 
4  秘書協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)性
本章的主要內(nèi)容是介紹秘書工作的協(xié)調(diào)藝術(shù)的幾種主要表現(xiàn)方式。
4.1  策劃的藝術(shù)
策劃的藝術(shù)是一種設(shè)計(jì)和規(guī)劃的藝術(shù)，體現(xiàn)為事物發(fā)端時(shí)秘書對(duì)事物的整體把握能力和創(chuàng)新能力。同樣一件事情，一般處理還是給予特殊的重視，其效果是完全不同的。秘書面對(duì)多且復(fù)雜的事物，首先要分清輕重緩急，對(duì)特別必要的事物要特殊處理，這就要從策劃人手，進(jìn)行高水平設(shè)計(jì)。如果缺乏這種才能，就會(huì)失去對(duì)事物的把握能力，使事物的處理偏離預(yù)期的效果。但要注意的是，秘書進(jìn)行策劃和設(shè)計(jì)要以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該問題的態(tài)度和傾向作為出發(fā)點(diǎn)，在符合這一原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行組織和推進(jìn)，不能用自己的主觀意志加以干預(yù)。這不是個(gè)人色彩問題，而是組織原則問題。
4.2  切入的藝術(shù)
秘書的協(xié)調(diào)如何切入是一個(gè)比較棘手的問題，需要較高的藝術(shù)性。不同的切入方式會(huì)收到不同的效果。因此，有時(shí)要注意場合，烘托氛圍，有時(shí)要繞一繞圈子，打一打圓場，有時(shí)要盡快向主題推進(jìn)，有時(shí)則要放緩進(jìn)度。關(guān)鍵在于把握好最佳時(shí)機(jī)，防止費(fèi)了很大努力，做了很多鋪墊，卻因時(shí)機(jī)把握不準(zhǔn)而功敗垂成。
4.3  提問的藝術(shù)
在面對(duì)面協(xié)調(diào)時(shí)一定會(huì)有提問，提問也需要高超的藝術(shù)，不然就很難收到理想的效果。秘書的協(xié)調(diào)大多是在一種平和的環(huán)境中進(jìn)行的，一般情況下雙方都沒有壓力。秘書應(yīng)爭取主動(dòng)，駕馭氣氛，環(huán)環(huán)深入，絲絲入扣，直到事情明了為止，切不可讓對(duì)方反客為主而使自己陷于被動(dòng)。如果對(duì)方不愿意回答或想回避問題，秘書要善于啟發(fā)和引導(dǎo)，幫助對(duì)方打消顧慮，說出真實(shí)的想法。當(dāng)然，個(gè)人隱私應(yīng)回避。
4.4  回答的藝術(shù)
秘書同樣也會(huì)接受協(xié)調(diào)對(duì)象的提問而說明一些需要說明的問題，解答一些協(xié)調(diào)對(duì)象需要知曉的情況?；卮饐栴}也要講究藝術(shù)。一方面要多講原則性，少講靈活性，一般不要明確表態(tài)，不要把話講得太絕對(duì)，要為領(lǐng)導(dǎo)處理問題留有余地和空間以便進(jìn)退，不要讓對(duì)方抓住口實(shí)和把柄而陷于被動(dòng)。另一方面要對(duì)群眾和協(xié)調(diào)對(duì)象負(fù)責(zé)，給人以信任感和安全感，有的放矢地講事實(shí)和情理，對(duì)應(yīng)該解決的問題要給人以滿意的答復(fù)，對(duì)不能解決的問題要說明原因、態(tài)度明確，反對(duì)支支吾吾、敷衍了事。
4.5  收尾的藝術(shù)
協(xié)調(diào)之后怎樣收尾，也有一個(gè)藝術(shù)問題。既要見好就收，順其自然，適可而止，又不能使人感到突兀。如果協(xié)調(diào)的結(jié)果不很令人滿意，更要掌握分寸和尺度，要有所鋪墊，讓對(duì)方有心理準(zhǔn)備，接受起來自然流暢，順勢而收。對(duì)于沒有協(xié)調(diào)好的問題，要為再次的協(xié)調(diào)留下伏筆，保持協(xié)調(diào)工作的連續(xù)性。
 
5  結(jié)論
藝術(shù)是一個(gè)文學(xué)概念。藝術(shù)被借用到協(xié)調(diào)工作中，是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調(diào)工作的方式和方法。各種富于藝術(shù)性的協(xié)調(diào)辦法普遍存在于我們的工作之中。比如，同樣是用召開會(huì)議方法協(xié)調(diào)事件，有的協(xié)調(diào)人員主持會(huì)議，與會(huì)者發(fā)言踴躍，緊圍中心，很快達(dá)成協(xié)議；有的協(xié)調(diào)會(huì)議則話說一堆，但不明含意，發(fā)言不著邊際，與會(huì)者不滿，協(xié)調(diào)者喪氣。上下對(duì)比，就可以看出這方面?zhèn)€人的協(xié)調(diào)藝術(shù)是有差別的。因此，作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書，應(yīng)該把自己從事的協(xié)調(diào)工作上升到藝術(shù)的境界，只有這樣，我們的工作開展起來才會(huì)得心應(yīng)手，我們的工作效率才會(huì)大大提高。